إدخال بطاقة حساب:
(الوصول إلى النافذة: قائمة الحسابات >> ادخال بطاقة حساب)
هذه النافذة تستخدم للقيام بإدخال الحسابات الرئيسية أو الفرعية التي تريد أن تظهر في شجرة الحسابات. وتتكون من عدة خيارات, رمز الحساب يحدد تبعاً للحساب الرئيسي الذي سيتبع له إذا كان رمز الرئيسي11 هذا الحساب يكون111أو112 ويكون هذا تبعا لعدد الحسابات المضافة سابقاً والتابعة لنفس الحساب الرئيسي, اسم الحساب الذي تود إضافته وكذلك الاسم الأجنبي, أما بالنسبة للتابعية يقصد بها الحساب الرئيسي وليكن الأصول الثابتة, أما كود الحساب إذا كان للحساب كود معين تود إضافته. مركز التكلفة إن وجد, اسم المندوب أي الشخص الذي قمنا عن طريقه بالحصول على الحساب الذي نود إضافته. الحد الأعلى أقصى رصيد مسموح للحساب حسب نوع الرصيد مدين أم دائن وهناك خيار مرتبط به في الخيارات الأربعة أسفل النافذة وهو عدم توليد فاتورة في حال تجاوز الحد الأعلى يمكنك تفعيله بالضغط على الحقل الفارغ الموجود جانبه فتظهر إشارة صح. والنسبة المقصود بها نسبة الخصم لهذا الحساب(أي عند تحرير فاتورة مبيعات لهذا الحساب تظهر نسبة الخصم التي تم وضعها هنا تلقائياً في الفاتورة) ونوع الرصيد هل غير محدد أم مدين أودائن, وكذلك تصنيف الحساب يمكنك الاختيار من خلال الضغط على السهم الصغير بجانب الحقل والخيارات المتاحة هي غير محدد أم موردين أو زبائن أو مصاريف, وتاريخ البطاقة الذي يظهر بشكل الي. إضافات المقصود بها إضافات فرعية أخرى تخص الحساب مثل معلومات الكفيل, أما نوع الحساب فهل هو رئيسي أم فرعي. والعائدية لأي الجداول المحاسبية يعود الحساب الميزانية أو الأرباح أو أي خيار من الخيارات الموجودة. بالإضافة لتحديد عملة الحساب, و الرقم الضريبي وباقي التفاصيل الموضحة كالعنوان ورقم الهاتف والجوال وصندوق البريد. ثم الضغط على إضافة. وهناك مجموعة من الاختصارات المحددة أسفل النافذة. جديدF9 تخزينF8 بحثF2 حذفF10 . والأسهم التي تظهر أسفل يسار النافذة هي للتنقل بين البطاقات. والعدسات بجانب كل حقل تفيد بعملية البحث .
إضافة حسابات فرعية:
(الوصول إلى النافذة: قائمة الحسابات >> إضافة حسابات فرعية)
هذه النافذة تتيح لك إمكانية إضافة عدة حسابات فرعية أي هي لتسريع فتح الحسابات في الدليل المحاسبي ففي دليل المحاسبة يوجد حساب رئيسي وحساب فرعي، وأحيانا يكون هناك حسابات فرعية كثيرة للحساب الرئيسي، هذه النافذة هي لتعريف الحسابات تحت الحساب الرئيسي بسرعة مثل العملاء 121 رئيسي “التابعية” ولدينا 100 عميل، نختار عدد الحسابات 100 ونضغط على ترقيم تلقائي. بعدها نملئ الأسماء والارصدة كما تتضمن هذه النافذة تاريخ البطاقة و عملة الحساب والتابعية أي لأي حساب تتبع الحسابات التي سنضيفها, ونحدد عدد الخانات لرقم الحساب وعدد الحسابات التي سنقوم بإضافتها. والعائدية لأي حساب ختامي ستعود هذه الحسابات. نقوم أيضاً بتحديد الدولة والمدينة والمنطقة والعنوان ثم تخزين.
إظهار قائمة الحسابات:
(الوصول إلى النافذة: قائمة الحسابات >> إظهار قائمة الحسابات)
يمكنك إظهار قائمة بالحسابات التابعة لكل مندوب وذلك من خلال نافذتين. حدد في الأولى اسم الحساب واسم المندوب من خلال كتابتهم أو البحث باستخدام العدسة الموجودة بجوار الحقل وحدد مستوى الاظهار أي مستوى الحساب في شجرة الحسابات, ثم اضغط على اظهار. القائمة الثانية تتضمن تقرير بالحسابات وتمكنك هذه من القيام بعدد من الخيارات من خلال الاختصارات الموجودة اعلى يمين الشاشة كالتصدير إلى اكسل أو خيارات لاختيار الحقول التي تريد ظهورها في القائمة وخيارات الطباعة وغيرها, وأسفل يسار الشاشة يوجد عدد من الاختصارات يمكن استخدامها للقيام بسهولة في العمليات.
إظهار شجرة الحسابات:
(الوصول إلى النافذة: قائمة الحسابات >> إظهار شجرة الحسابات)
تضم كافة الحسابات الأساسية والفرعية في البرنامج, الأصول والتي تتكون من الأصول الثابتة(كالأراضي والمباني والسيارات)والأصول المتداولة(مثل بضاعة مخزن والزبائن) والأصول النقدية(كالصندوق) وأوراق مالية مدينة(مثل شيكات وكمبيالات برسم التحصيل).
الخصوم والتي تتكون من الخصوم الثابتة(مثل رأس المال) والخصوم المتداولة(مثل الموردون) وضريبة القيمة المضافة(مثل ضريبة المشتريات وضريبة المبيعات) وأوراق مالية دائنة(مثل شيكات برسم التسديد وكمبيالات برسم التسديد).
البضاعة والتي تتكون من صافي الإدخالات(مثل بضاعة أول المدة) وصافي الإخراجات(مثل مرد المشتريات وتسوية الإخراج) وصافي المصاريف(مثل الخصم الممنوح والخصم المكتسب) ومراقبة حركة المخزون(مثل المستودع والمعرض).
المصاريف والإيرادات والتي تتكون من المصاريف والنفقات(مثل مصاريف إدارية) وإيرادات إضافية (مثل عمولات وكمسيونات)
ملاحظة: بالضغط على إشارة(+) تظهر الحسابات الفرعية المضافة وبالضغط على إشارة (-) تغلق الحسابات الفرعية, والحسابات التي بين قوسين بجانب كل حساب المقصود بها بأي حساب ختامي سيظهر هذا الحساب.
مطابقة رصيد حساب:
(الوصول إلى النافذة: قائمة الحسابات >> مطابقة رصيد حساب)
عند قيام زبون بالشراء والدفع بشكل متكرر وحصل خلاف على الرصيد النهائي, وعند مراجعة حساباته حتى تاريخ معين وكانت العمليات صحيحة. ستأتي إلى هذه النافذة وتقوم بعمل مطابقة حساب. نضع التاريخ حتى تاريخ المراجعة التي قمت بها, والعملة وسعر التعادل, يظهر الرصيد وهناك خيار هل تود إرسال رسالة نصية للعميل أم لا؟ ثم اضغط موافق. وبذلك إذا أردت إظهار كشف حساب يمكنك أخذه من تاريخ اخر مطابقة قمت بها.
إدخال الأصول الثابتة:
(الوصول إلى النافذة: قائمة الحسابات >> ادخال الأصول الثابتة)
لإدخال الأصول الثابتة كالأثاث والمفروشات, تتكون النافذة من عدد من مربعات الحوار. رقم متسلسل والذي يظهر بشكل تلقائي حسب الأصول الثابتة المضافة. والاسم التوصيفي مثلاً أراضي حساب الأصول أي لأي حساب أصول ينتمي هذا الحساب وحساب الاهلاك أي ما هو حساب اهتلاك الأصل. وقيمة الأصل أي سعره وتاريخ الشراء والعمر الإنتاجي وليكن 5 أي كم سنة نتوقع ان يخدمنا هذا الأصل وقيمة الخردة أي الخردة وقطع التبديل المرتبطة بالأصل وطريقة الحساب هناك عدد من الخيارات تظهر بالضغط على السهم بجانب الحقل, وبيان الاهلاك وهو عبارة عن معادلة لحساب الاهتلاك, وتاريخ اخر اهلاك وقيمة اخر قسط قمت بدفعه من الاهلاك واجمالي الاهلاك والقيمة الدفترية أي المسجلة بالدفاتر المحاسبية وهناك مجموعة من الاختصارات المحددة أسفل النافذة. جديدF9 تخزينF8 بحثF2 حذفF10 والأسهم التي تظهر أسفل يسار النافذة هي للتنقل بين الأصول الثابتة المضافة من خلال هذه القائمة. والعدسات بجانب كل حقل تفيد بالبحث.
ادخال الحسابات التجميعية:
(الوصول إلى النافذة: قائمة الحسابات >> ادخال الحسابات التجميعية)
هي لجمع عدة حسابات تحت حساب تجميعي واحد وأخذ تقرير فيها، مثلاً لديك عميل في الزبائن رقم حسابه 121001 وهو أيضاً مورد لك وله اسم تحت الموردين 221001 وتريد أن تشاهد مثلاً تقرير واحد يجمع بين الحسابين.
يظهر بشكل تلقائي رقم الحساب واسم الحساب الذي تود جمع الحسابات تحت مسماه ثم ادخل باقي الحسابات رقم واسم الحساب وهناك عدة خيارات يمكن القيام بها كالتعديل والحذف بالإضافة الى الاختصارات المحددة أسفل النافذة. جديدF9 تخزينF8 بحثF2 حذفF10 والأسهم التي تظهر أعلى يمين النافذة هي للتنقل بين الحسابات التجميعية المخزنة.
إدخال مركز تكلفة:
(الوصول إلى النافذة: قائمة الحسابات >> ادخال مركز تكلفة)
هذه النافذة تستخدم لتعريف اسم الحساب الذي قد يكون مركز تكلفة مثل السيارة تحقق لنا إيرادات وفي الوقت ذاته نصرف عليها وبذلك تعتبر مركز تكلفة.
رقم المركز يظهر بشكل تلقائي واسم المركز حدد اسم للمركز ونوع المركز هل هو جزئي أم رئيسي والتابعية لأي مركز تكلفة رئيسي يتبع اذا كان هذا المركز الذي نضيفه جزئي. وهناك عدة خيارات يمكن القيام بها كالتعديل والحذف بالإضافة إلى الاختصارات المحددة أسفل النافذة. جديدF9 تخزينF8 بحثF2 حذفF10 والأسهم التي تظهر أعلى يمين النافذة هي للتنقل بين مراكز التكلفة.
إظهار شجرة مراكز التكلفة:
(الوصول إلى النافذة: قائمة الحسابات >> إظهار شجرة مراكز التكلفة)
تشبه شجرة الحسابات بالشكل لكن هي لمراكز التكلفة المضافة في برنامجك. وماهي مراكز التكلفة الفرعية التي يضمها كل مركز تكلفة رئيسي. مثلا سيارات(مركز رئيسي) وأنواع السيارات التي تندرج تحتها كالمرسيدس والهوندا(مراكز فرعية).
تعريف عميل نقطة بيع:
(الوصول إلى النافذة: قائمة الحسابات >> تعريف عميل نقطة بيع)
في البرنامج نوعين لتسجيل المبيعات:
النوع الأول من فواتير – فواتير المبيعات: وعادة تستخدم لمبيعات الجملة أوالمبيعات بدون باركود. أيضاً يمكن استخدامها لمبيعات الأفراد لكنها يدوية.
النوع الثاني نقطة البيع: وهي لمبيعات الأفراد السريع بالباركود. ونافذة تعريف عميل نقطة بيع تفيد بإنشاء تفاصيل عملاء هذه الفواتير من التوصيل الى البيع بالحساب وفي حال قمت بتعريف عميل نقطة بيع، يمكنك اختياره في فاتورة نقطة بيع.
وتتألف هذه النافذة من عدة تفاصيل ونوافذ, رقم متسلسل يظهر بشكل تلقائي والاسم الكامل لعميل نقطة البيع والمعرض الذي يتبع له والمدينة والجنسية بالإضافة إلى عنوان العمل وهاتف العمل وصندوق البريد وعنوان وهاتف السكن وأرقام الجوال والملاحظات ووضع العميل يظهر خيارين هنا عند الضغط على السهم الصغير الموجود ضمن الحقل مشترك وغيرمشترك, وحساب الذمة ماهي الذمم الموجودة لهذا العميل, والفئة والخصم بالإضافة الى باقي التفاصيل تاريخ البطاقة وتاريخ انتهائها ولغة التراسل والمهنة وهناك زر لأخذ تقرير عملاء نقطة بيع وزر البحث عن عميل والأرقام الشاغرة.
وهناك عدة خيارات يمكن القيام بها كالتعديل والحذف بالإضافة الى الاختصارات المحددة أسفل النافذة. جديدF9 تخزينF8 بحثF2 حذفF10 والأسهم التي تظهر أعلى يمين النافذة هي للتنقل بين عملاء نقطة البيع المضافين.
لوحة المعلومات:
(الوصول إلى النافذة: قائمة الحسابات >> لوحة المعلومات)
تُظهر مخططات بمختلف الفواتير والمدفوعات والمبيعات وحركة الصندوق وتقارن بين مختلف الأوقات بالنسبة للمبيعات آخر أسبوع وآخر شهر وآخر سنة.
